«ظرفیت حکومت به معنای توانایی آن در رسیدن به اهدافش تعریف می‌شود. این اهداف اغلب شامل اجرای قوانین، حل‌وفصل مرافعات، تنظیم فعالیت‌‌‌های اقتصادی و مالیات‌ستانی از آنها و تامین زیرساخت‌ها یا سایر خدمات عمومی است. تصمیم برای به راه‌انداختن جنگ نیز میتواند جزو آنها باشد. ظرفیت حکومت تا حدودی به نحوه سازماندهی نهادها و حتی به صورتی تعیین‌کننده‌‌‌تر، دستگاه اداری بستگی دارد. برای به اجرا گذاشتن برنامه‌های حکومت به حضور دیوان‌‌‌سالاران و لشکری از کارمندان نیاز است و این دیوان‌‌‌سالاران باید از ابزارها و انگیزه‌های لازم برای انجام ماموریتشان برخوردار باشند. ماکس وبر، جامعه‌شناس آلمانی، نخستین کسی بود که با الهام از دیوان‌سالاری پروس که به یک‌سازمان مستقل، حرفهای و منظم تبدیل شده بود و به‌عنوان ستون فقرات حکومت آلمان در قرن‌های نوزدهم و بیستم عمل می‌‌‌کرد، این دیدگاه را بیان کرد.» («راه باریک آزادی» نوشته عجم‌اوغلو و رابینسون، ص ۲۹).
پس هر دولتی برای اجرای وظایف محوله نیازمند سازوکارهای مناسب و سازمان‌های تخصصی گوناگون است. زمانی بود که در ایران تهیه و توزیع آب بهداشتی به منازل مردم و ارائه خدمات آموزش عمومی (استخدام معلم، تدوین برنامه درسی، احداث کلاس، ثبت‌نام دانش آموز و...) در ردیف کارهای سخت دولت‌‌‌ها به‌شمار میرفت؛ اما در زمان حال اتصال انشعاب آب سالم تصفیه‌شده به‌راحتی ممکن شده است و مدارس تقریبا در سراسر کشور وجود دارند و خدمات آموزشی ارائه می‌دهند؛ اگرچه شاید کمتر رایگان باشند و محتوای درسی نیز با نیازهای روز و واقعی فرد و جامعه همخوانی لازم را نداشته باشد. در عین حال هنوز برخی خواسته‌ها از حکومت که در ردیف وظایف ذاتی و اساسی آن تعریف می‌شود، مانند تنظیم‌گری فعالیت‌‌‌های اقتصادی یا اجرای سریع و عاری از فساد و تبعیض عدالت و حق را به حق‌دار رساندن همچنان ازجمله کارهای بسیار سخت حکومت است که شاید روزی مانند دریافت آب شرب باکیفیت کار آسانی شود.
اغراق نیست که گفته شود، همه آمال و آرزوهای رهبران و وعده‌های داده‌شده سیاستمداران در هر دو نظام دیکتاتوری و دموکراسی در بستر بوروکراسی و توسط بوروکراتها امکان تحقق می‌یابد. بوروکراسی‌‌‌ها گاه روان و منعطف و همسو با خواست اکثریت مردم و منافع عمومی و گاه لَخت و غیرمنعطف هستند و به تسخیر گروههای منافع خاص درمی‌‌‌آیند. بوروکراسی در محیط پرفساد به کارچاق‌کن فرادستان و صاحبان نفوذ و رابطه تبدیل می‌شود و با نقش باج‌گیری پیدا کردن، هویتی ضدتوسعه‌ای به خود می‌گیرد.
یک مساله و پرسش همیشگی درباره بوروکراسی، میزان صلاحدید و آزادی عملی است که باید به بوروکراتها داده شود. چگونه می‌توان سازمان‌های متعددی را که موازی یا رقیب همدیگر هستند، به نحوی با هم هماهنگ کرد تا انرژی و فعالیت یکدیگر را تضعیف و ضایع نکنند و همراستا با منافع عمومی عمل کنند. در کتاب یادشده همچنین آمده است که در سال ۱۹۳۸، دستگاه اداری آلمان که تحت سلطه حزب نازی بود، دچار مشکل جدی شده بود. نازی‌ها تصمیم داشتند همه یهودیان را از اتریش که به‌تازگی ضمیمه آلمان شده بود، اخراج کنند. اما یک‌تنگنای بوروکراتیک وجود داشت؛ کارها باید چنان سامان می‌‌‌یافت که هر فرد یهودی با آوردن تعدادی سند و مدرک قادر به ترک اتریش میشد. چنین کاری زمان زیادی می‌‌‌برد.
آدولف آیشمن، مسوول این کار شد. او با احساس وظیفه‌‌‌شناسی و مسوولیت حرفهای به طرحی رسید که بانک جهانی این روزها از آن با عنوان «سامانه پنجره واحد» یاد می‌کند. او سامانه‌‌‌ای شبیه یک‌خط مونتاژ تشکیل داد که همه ادارات مربوطه -وزارت مالیه، ممیزان مالیات بر درآمد، گروههای اجتماعی، پلیس و رهبران یهودی- در آن ادغام می‌شدند. او همچنین صاحب‌‌‌منصبان یهودی را به خارج فرستاد تا منابع مالی لازم را از سازمان‌های یهودی تهیه کنند تا یهودیان بتوانند ویزای مهاجرت خریداری کنند. آنگونه که هانا آرنت در کتاب خود با عنوان «آیشمن در اورشلیم» بیان کرد: «در این سمت، یک یهودی که هنوز مقداری ملک، کارخانه، مغازه یا یک حساب بانکی داشت، نشانده میشد.
او باید در داخل این ساختمان، باجه به باجه از این اداره به آن اداره میرفت و از سمت دیگر، بدون هیچ پولی و بدون داشتن هیچ حقوقی، فقط با یک پاسپورت بیرون می‌‌‌آمد که رویش نوشته بود: «شخص شما باید این کشور را در عرض دوهفته ترک کنید؛ در غیر‌این‌صورت به اردوگاه کار اعزام خواهید شد.» درنتیجه این «سامانه پنجره واحد» بود که ۴۵هزار یهودی در عرض هشت‌ماه اتریش را ترک کردند. آیشمن به مرتبه سرهنگ دومی ارتقا یافت و به پیشرفت‌های شغلی خود ادامه داد تا آنکه هماهنگ‌کننده ترابری‌‌‌های یهودیان به سمت اردوگاه‌‌‌های کار و سپس اتاقهای گاز جهت اجرای راه‌حل نهایی شد. واضح است اینجا حکومتی قدرتمند و پرظرفیت، لویاتان دیوان‌‌‌سالار، مشغول کار بود. اما از این ظرفیت نه برای حل و فصل مرافعات یا متوقف کردن «جنگ»، بلکه برای آزار و خلع‌ید و سپس قتل‌عام مخالفان و دگراندیشان استفاده میشد.
بوروکراسی حرفهای و دولت قدرتمند بسان شمشیر دولبه است که میتواند در خدمت منافع جامعه یا خلاف آن عمل کند. از فرصت جدیدی که با توسعه فناوری هوش مصنوعی و کلان‌داده‌‌‌ها در اقتصاد دیجیتال فراهم شده است نیز حکومت‌‌‌ها می‌‌‌توانند در راستای منافع عام و ملی یا عکس آن استفاده کنند. نمونه‌‌‌ها و موارد کشوری که دولت‌‌‌های جدید و اصلاح‌گران در یک ساختار بوروکراسی و اداری ضدمنافع عمومی و فاسد موفق به تغییر شرایط شدند بسیار زیاد است؛ به طوری که حتی در سازمان‌هایی که فساد هنجار پذیرفته‌شده بوده و همنوایی گسترده با آن وجود دارد چون «تصور می‌شود همه فاسدند»، اصلاح موقتی که شوکی به برخی مدیران دولتی وارد می‌کند تا صادقانه و شرافتمندانه رفتار کنند به نتایج مثبتی انجامیده و در هنجار بد رخنه کرده و آن را از بین برده است.
یک مثال مشهور مربوط به کره‌جنوبی دهه ۱۹۶۰ است که مداخله از چند جبهه باعث برچیدن فساد شد. ژنرال پارک چونگ هی، رئیس‌جمهور جدید کره، وارث یک بوروکراسی شده بود که بابت گرفتن تصمیمات براساس «ثروت‌اندوزی شخصی» بوروکراتها مشهور بود. پارک بی‌درنگ اقدام به مهار رفتار فاسد شایع‌شده در دولت کرد. او در عرض چند ماه ۱۰درصد بوروکراتها را از کار برکنار کرد، تعدادی از بازرگانان سرشناس بخش خصوصی را که به فساد و رشوه دادن به کارکنان دولتی مشهور بودند زندانی کرد و بقیه بوروکراسی را به دوره‌‌‌های آموزشی دوهفته‌‌‌ای با موضوعات مدیریت، کارآیی و تزریق روحیه خدمت به منافع عمومی فرستاد. افزون بر این، رویه پایش عملکرد دقیق در کنار چرخش دورهای پست و سمت‌ها برای بوروکراتها در نظر گرفته شد. نتیجه این تلاش‌ها دولت و نظام بوروکراسی‌‌‌ای شد که کارکردش نسبت به گذشته بسیار بهبود یافت.