معاونت بین‌الملل اتاق ایران ب انتشار اطلاعیه ای نحوه حضور در مجامع عمومی مؤسس، عادی و فوق‌العاده اتاق‌های مشترک را اعلام کرد.
در این اطلاعیه آمده است:
با عنایت به مشکلات ناشی از عدم اطلاع اعضای اتاق‌های مشترک از فرایندها و ضوابط برگزاری مجامع عمومی، بدین‌وسیله شرایط و نحوه حضور اعضا در مجامع عمومی مؤسس، عادی و فوق‌العاده اعلام می‌شود. لازم به توضیح است با توجه به اطلاع‌رسانی صورت گرفته، استناد به جهل نسبت به قانون و ضوابط از تاریخ این نامه مورد قبول نخواهد بود.
- کلیه اعضاء حقوقی و حقیقی اتاق‌های مشترک جهت شرکت در مجامع عمومی، باید در زمان برگزاری مجمع، دارای کارت بازرگانی معتبر باشند یا اینکه عضویت معتبر یکی از اتاق‌های سراسر کشور را داشته باشند. ارائه کارت بازرگانی و یا کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است.
- امکان حضور و رأی‌دهی اشخاص حقوقی به غیر از مدیرعامل، مشروط به ارائه معرفی‌نامه در سربرگ شرکت به امضای مدیرعامل و همراه با مهر شرکت است. ارائه معرفی‌نامه و کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است.
- هر شخص فقط می‌تواند وکالت یک شخص حقوقی را از طریق معرفی‌نامه در سربرگ شرکت بر عهده داشته باشد.
- اشخاص حقیقی که امکان حضور در جلسه مجمع عمومی (مؤسس، عادی و فوق‌العاده) را ندارند؛ لازم است با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی یک نفر را به عنوان وکیل رسمی معرفی نمایند. همراه داشتن کارت شناسایی معتبر و وکالت‌نامه رسمی همراه وکیل جهت ورود به مجمع الزامی است.
- چنانچه اشخاص حقیقی امکان حضور در جلسه را نداشته باشند و تقاضای کاندیداتوری هیئت‌مدیره را داشته باشند، باید در وکالت‌نامه رسمی اجازه قبول نامزدی توسط وکیل، قید شده باشد. همراه داشتن وکالت‌نامه رسمی و کارت شناسایی معتبر جهت ورود به مجمع الزامی است.
- مدیرعامل شخص حقوقی جهت نامزدی انتخابات هیئت‌مدیره (اتاق مشترک) باید اصالتاً در مجمع حضور یابد. چنانچه مدیرعامل شخص حقوقی امکان حضور در مجمع را نداشته باشد و تقاضای کاندیداتوری هیئت‌مدیره (اتاق مشترک) را داشته باشد، باید با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی یک نفر را به عنوان وکیل با اجازه قبول نامزدی هیئت‌مدیره (اتاق مشترک) معرفی کند. ارائه وکالت‌نامه و کارت شناسایی معتبر برای ورود وکیل به مجمع الزامی است.
- چنانچه سایر اعضای هیئت‌مدیره شخص حقوقی به غیر از مدیرعامل، بخواهند به نمایندگی از شخص حقوقی نامزد هیئت‌مدیره اتاق مشترک باشند، باید واجد معرفی‌نامه رسمی به امضای مدیرعامل و مصوبه هیئت‌مدیره شخص حقوقی باشند. ارائه معرفی‌نامه رسمی، مصوبه هیئت‌مدیره، روزنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر برای ورود فرد معرفی شده به مجمع الزامی است.