مجمع عمومی فوق‌العاده و مجمع عمومی عادی به‌طور فوق‌العاده اتاق مشترک بازرگانی ایران و کویت یکشنبه 24 شهریور 1398 برگزار می‌شود. قرار است در این مجمع انتخابات هیات مدیره نیز انجام شود، در این راستا معاونت بین‌الملل اتاق ایران، نحوه حضور و رأی‌دهی اعضا در مجمع را اعلام کرد.
با توجه به ضوابط آیین‌نامه و اساسنامه مصوب شورای عالی نظارت اتاق ایران، مقررات مربوط به نحوه حضور اعضا در مجمع عمومی فوق‌العاده و مجمع عمومی عادی به‌طور فوق‌العاده اتاق مشترک ایران و کویت به شرح زیر است.
- صرفاً افرادی می‌توانند در مجمع حضور یابند و برگ رأی دریافت کنند که قبلاً اعتبار عضویت ایشان از طرف اتاق ایران تأیید شده باشد.
- ارائه کارت بازرگانی و یا کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است.
- امکان حضور و رأی‌دهی اشخاص حقوقی به غیر از مدیرعامل، مشروط به ارائه معرفی‌نامه در سربرگ شرکت ممضی به امضا مدیرعامل و ممهور به مهر شرکت است. ارائه معرفی‌نامه و کارت شناسایی معتبر در زمان ورود به مجمع الزامی است.
- هر شخص حداکثر می‌تواند وکالت رسمی دو عضو حقیقی یا نمایندگی دو شخص حقوقی برای حضور در مجمع را عهده‌دار باشد (حداکثر دو نفر).
- حضور در مجمع عمومی اصالتاً و یا صرفاً با وکالت رسمی مجاز است. در خصوص اعضای حقوقی، هر شخص می‌تواند با ارائه معرفی‌نامه رسمی شرکت (بر روی سربرگ، ممضی به امضا صاحبان امضا مجاز و ممهور به مهر شرکت)در مجمع حضور یابد.
- چنانچه اشخاص حقیقی امکان حضور در جلسه را نداشته باشند و تقاضای کاندیداتوری هیات مدیره را داشته باشند، باید در وکالت‌نامه رسمی اجازه قبول نامزدی توسط وکیل، قید شده باشد. همراه داشتن وکالت‌نامه و کارت شناسایی معتبر برای ورود به مجمع الزامی است.
- مدیرعامل شخص حقوقی به منظور نامزدی هیات مدیره (اتاق مشترک) باید اصالتاً در مجمع حضور یابد. چنانچه مدیرعامل شخص حقوقی امکان حضور در مجمع را نداشته باشد و تقاضای کاندیداتوری هیات مدیره (اتاق مشترک) را داشته باشد باید با مراجعه به دفترخانه رسمی، فرد نماینده را به عنوان وکیل با اجازه قبول نامزدی هیات مدیره (اتاق مشترک) معرفی کند. ارائه وکالت‌نامه و کارت شناسایی معتبر برای ورود وکیل به مجمع الزامی است.
- چنانچه سایر اعضای هیات مدیره شخص حقوقی به غیر از مدیرعامل، بخواهند به نمایندگی از شخص حقوقی نامزد هیات مدیره اتاق مشترک باشند، باید واجد معرفی‌نامه رسمی ممضی به امضا مدیرعامل و مصوبه هیات مدیره شخص حقوقی باشند. ارائه معرفی‌نامه رسمی، مصوبه هیات مدیره، روزنامه رسمی و کارت شناسایی معتبر برای ورود فرد معرفی شده به مجمع الزامی است.