اتاق مشترک ایران و روسیه مجمع عادی به طور فوق‌العاده را چهارشنبه 10 آذر ساعت 14 برگزار می‌کند. قرار است در این نشست انتخابات هیات مدیره انجام شود. مجمع اتاق مشترک در اتاق ایران به صورت آنلاین و حضوری خواهد بود.
باید توجه داشت تنها آن دسته از اعضا که حداقل سه ماه از عضویتشان در اتاق ایران و روسیه سپری شده باشد از حق رای برخوردار هستند.
همچنین آن دسته از اعضا که حداقل یک سال از عضویتشان در اتاق مشترک سپری شده باشد، امکان نامزدی هیات مدیره را دارند.
نامزدهای هیات مدیره باید درخواست کتبی خود را مبنی بر اعلام نامزدی در هیات مدیره حداقل ده روز قبل از تشکیل مجمع عمومی یعنی تا 30 آبان در دبیرخانه اتاق ایران ثبت کنند.
درباره داوطلبان نامزدی هیات مدیره اتاق مشترک از طرف اعضای هیات مدیره اشخاص حقوقی به غیر از مدیرعامل، لازم است مصوبه هیات مدیره شخص حقوقی(شرکت) مبنی بر تایید نامزدی فرد داوطلب، همزمان با ارائه درخواست نامزدی ارائه شود.
هر شخص فقط می‌تواند به نمایندگی یا وکالت(محضری) از دو عضو اتاق، برای رای‌دهی در مجمع حضور یابد.
در مورد افرادی که به عنوان نماینده برای رای‌دهی در مجمع حضور خواهند داشت، همراه داشتن معرفی‌نامه رسمی شرکت بر روی سربرگ با امضای مدیرعامل و مهر شرکت الزامی است.
نامزدهای هیات مدیره یا بازرس باید به صورت شخصی در مجمع حضور یابند. حضور نماینده یا وکیل فقط از طریق ارائه وکالت محضری با تصریح اجازه نامزدی در متن وکالت‌نامه، میسر می‌شود.