مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده اتاق مشترک ایران و افغانستان روز دوشنبه 15 آذر ساعت 14 در اتاق ایران برگزار می‌شود.
دستورجلسه این مجمع به شرح زیر است:
-ارائه و تصویب گزارش عملکرد هیات مدیره اتاق مشترک در سال 1399
-ارائه و تصویب گزارش مالی و بازرس سال 1399
-بررسی و تصویب بودجه سالانه 1400
-تعیین روزنامه کثیرالانتشار
-تعیین ورودیه و حق عضویت سالانه اعضاء
-انتخاب اعضای هیات مدیره
-انتخاب بازرس اصلی و علی البدل
-بررسی و اتخاذ تصمیم در سایر موارد دیگری که در صلاحیت مجمع عمومی عادی سالیانه باشد.
نکات قابل توجه:
-صرفاً آن دسته از اعضاء که حداقل سه ماه از عضویتشان در اتاق ایران و افغانستان سپری شده باشد از حق رأی برخوردار می‌باشند.
-صرفاً آن دسته از اعضاء که حداقل یک سال از عضویتشان در اتاق مشترک سپری شده باشد، امکان نامزدی هیئت مدیره را خواهند داشت.
-نامزدهای هیئت مدیره باید درخواست کتبی خود را مبنی بر اعلام نامزدی در هیات مدیره حداقل ده روز قبل از تشکیل مجمع عمومی (03/09/1400) در دبیرخانه اتاق مشترک ثبت نمایند.
-در خصوص داوطلبان نامزدی هیئت مدیره اتاق مشترک از طرف اعضاء هیئت مدیره اشخاص حقوقی به غیراز مدیرعامل، لازم است مصوبه هیئت مدیره شخص حقوقی (شرکت) مبنی بر تأیید نامزدی فرد داوطلب، همزمان با ارائه درخواست نامزدی ارائه شود.
-هر شخص صرفاً می‌تواند به نمایندگی یا وکالت (محضری) از دو عضو اتاق، جهت رأی دهی در مجمع حضور یابد
-در مورد افرادی که به عنوان نماینده جهت رأی دهی در مجمع حضور خواهند داشت، همراه داشتن معرفی نامه رسمی شرکت بر روی سربرگ با امضای مدیرعامل و مهر شرکت الزامی است.
-نامزدهای هیئت مدیره یا بازرس باید شخصاً در مجمع حضور یابند. حضور نماینده یا وکیل صرفاً از طریق ارائه وکالت محضری با تصریح اجازه نامزدی در متن وکالت نامه، میسر است.