اتاق مشترک بازرگانی ایران و روسیه نوبت دوم مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده خود را یکشنبه 19 دی ساعت 14 در طبقه دهم اتاق ایران به صورت حضوری برگزار می‌کند.قرار است در این مجمع انتخابات هیات مدیره نیز برگزار شود.
اعضا برای حضور در نشست مجمع باید به نکات زیر توجه کنند.
فقط آن دسته از اعضا که کارت عضویت معتبر اتاق ایران را دارند و حداقل سه ماه از عضویت آنها در اتاق مشترک ایران و روسیه می‌گذرد، حق رای دارند. کلیه اعضای سابق(دارای سابقه سه ماه عضویت در اتاق مشترک) که اعتبار کارت عضویت آنها در اتاق مشترک خاتمه یافته است و یا تا زمان برگزاری مجمع خاتمه خواهد یافت، حداکثر تا پایان وقت اداری سه‌شنبه 7 دی از طریق هماهنگی با دبیرخانه اتاق مشترک نسبت به واریز حق عضویت و تمدید عضویت اقدام کنند.(شماره تماس دبیرخانه88848010).
فقط آن دسته از اعضا که حداقل یک سال از عضویت آنها در اتاق مشترک سپری شده باشد، امکان نامزدی هیات مدیره را دارند. کلیه اعضا حداکثر تا پایان وقت اداری روز چهارشنبه 8 دی فرصت دارند درخواست مکتوب نامزدی خود را در دبیرخانه اتاق ایران ثبت کنند.
در خصوص داوطلبان نامزدی هیات مدیره اتاق مشترک از طرف اعضای هیات مدیره اشخاص حقوقی به غیراز مدیرعامل، لازم است مصوبه هیات مدیره شخص حقوقی(شرکت) مبنی بر تایید نامزدی فرد داوطلب، ارائه شود.
هر شخص فقط می‌تواند به نمایندگی یا وکالت(محضری) از دو عضو اتاق، برای رای‌دهی در مجمع حضور یابد.
در مورد افرادی که به عنوان نماینده برای رای‌دهی در مجمع حضور خواهند داشت، همراه داشتن کارت شناسایی، معرفی‌نامه رسمی شرکت روی سربرگ با امضای مدیرعامل و مهر شرکت الزامی است.
نامزدهای هیات مدیره باید شخصاً در مجمع حضور یابند. حضور نماینده یا وکیل فقط از طریق ارائه وکالت محضری با تصریح اجازه نامزدی در متن وکالت‌نامه، میسر است.