هرچند تعریف مشخصی برای پنجره واحد تجارت وجود ندارد، اما درمجموع می‌توان آن را "ایده‌ای برای تسهیل تجارت" نامید. این طرح مزایای بسیاری دارد و اکثر کشورهایی که آن را اجرا کرده‌اند، بهبود در فرایند تجارت خود داشته‌اند.
زمانی که امکان کنترل مکانیزه بدهی شخص و همچنین اجرای مقررات هم‌زمان نبود، سامانه جامع گمرک طراحی شد. این سامانه هسته اصلی پنجره واحد است که دو بخش لجستیک و مالی دارد و تشریفات گمرکی و عملیات کارشناسی پردازش اسناد به شکل یکپارچه در این سامانه انجام می‌شود. این سامانه یک پوسته امنیتی دارد و یک پوسته دیگر این است که سامانه مجوزهاست، یک هسته بانکی نیز دارد که برای شفاف کردن عملیات بانکی در گمرک انجام می‌شود. سامانه جامع گمرک تبادل مالی را برای ذی‌نفع مشخص می‌کند و قبوض متعدد کاغذی درگذشته که می‌توانست اعتبار لازم را نداشته باشد، به‌صورت یکپارچه در این سیستم ارائه می‌شود.
کاهش اسناد کاغذی
پنجره واحد تجارت باعث شد حرکت اسناد کاغذی کم شود. صاحب کالا که قبلاً باید امضاهای متعددی از افراد مختلف کسب می‌کرد، امروزه مشخصاً یک کارشناس به او مختص می‌شود که تا پایان فرایند ترخیص، همان کارشناس عملیات اسنادی را انجام می‌دهد.
در بحث ارزش سامانه نیز به‌کارگیری کد یکتا را ایجاد کرده که هم باعث می‌شود هم‌خوانی کامل کدهای یکتا ایجاد شود، و هم برای شناسایی بهتر کالا، ارزش کالا و برند کالا مفید است که کارشناس سیستمی از ارزش‌های اظهاری راستی آزمایی کند.
درگذشته خیلی مواقع ذی‌نفعان اعتراض می‌کردند که ارزش‌ها در گمرک رنگارنگ است. اما در این سامانه ارزش‌ها رصد شده و به شکل یکپارچه است. گمرک به‌زودی به سامانه ارزش مجهز می‌شود، بدین‌صورت که تغییرات ارزشی در قالب کد تاریخچه آن ارزش در کنارش ثبت می‌شود تا فعالان اقتصادی بتوانند از طریق آن، ارزش و سوابق ارزشی یک برند را بررسی کنند.
بحث دیگر مربوط به مدیریت اظهارنامه‌هاست که درگذشته پنج درصد کالاها از مسیر ثبت ترخیص می‌شد، اما امروزه بیش از 46 درصد کالاها از این مسیر ترخیص می‌شود و این یعنی روابط به‌روزرسانی شده و استانداردسازی ایجاد شده است.
محاسبه سطح ریسک محموله‌ها نیز به‌روز شده و این امکان به وجود آمده که گمرک برای هر فرد با توجه به سوابقش، پروفایلی ایجاد کند و اظهار کالا بر اساس سوابق شخص صورت بگیرد.
کاهش سوءاستفاده از کارت‌های بازرگانی
پنجره واحد تجارت همچنین سوءاستفاده از کارت‌های بازرگانی را کم کرده است؛ چنانچه درگذشته اشخاصی که توانایی مالی لازم را نداشتند از اظهار کالا سوءاستفاده می‌کردند. این باعث شده بود عده‌ای با فرار مالیاتی، نسبت به تاجر خوش‌نامی که مالیات خود را پرداخت می‌کرد، مزیت رقابتی به دست آورند. در حال حاضر در گمرک بیش از 50 درصد ورودی‌ها تحلیل می‌شود و اگر مغایرتی میان تراز تجاری، مالیات‌های پرداخت شده و میزان واردات در طول یک سال نباشد، گمرک سریع به او تسهیلات می‌دهد تا در مسیرهای پرسرعت هدایت شده و پروسه زمان ترخیص کاهش یابد.
مدیریت ریسک به‌خصوص در بخش ترانزیت و حمل‌ونقل:
گمرک برای کاهش بروکراسی و پرونده‌های اختلافی، نوعی مدیریت ریسک در حوزه ترانزیت اعمال کرده است. مدیریت ریسک در حوزه ترانزیت داخلی اعمال شد، چرا که اکثر محموله‌های ترانزیت داخلی تبدیل به واردات می‌شوند.
این پیشنهاد داده شد که یک بار اسناد از صاحب کالا اخذ شود و اسنادی که از صاحب کالا در مرحله ترانزیت داخلی گرفته می‌شود، تبدیل به اسناد واردات قطعی در سامانه شود.
این اتفاق ریسک استفاده از اسناد خلاف واقع را به صاحب کالا منتقل می‌کند؛ چرا که صاحب کالا موظف می‌شود در همان فرایند ترخیص اسنادی ارائه دهد که در واردات قطعی می‌خواهد ارائه کند و از ارائه اسناد دوگانه با ارزش‌های مختلف بپرهیزد. به‌نوعی مسئولیت به عهده صاحب کالا گذاشته شده و به اعتبار سنجی کمک می‌کند.اگر در نظارت‌ها به‌خصوص بر درب خروج متمرکزتر شود، در ترانزیت خارجی نیز همین اتفاق میفتد.
فرایند پنجره واحد کند می‌شود اگر...
اگر دیگر سازمان‌های مرتبط با زمینه تجارت، اطلاعات خود را به روزسازی نکنند و حضور به موقع در مرزها و مبادی نداشته باشند، فرایند پنجره واحد کند می‌شود.
دو معضل مهمی که امروزه داریم از این قرار است: 1. بستر مخابراتی پرسرعت موردنیاز در مرزها: ما مرزهای گسترده‌ای داریم و مرتب گزارش‌هایی درباره قطعی سیستمی می‌رسد. وقتی بستر مخابراتی تبادل اطلاعات اسنادی در کشوری توسعه نیابد، توسعه در آن کشور متوازن نخواهد بود. متاسفانه زیرساخت‌های ایران هنوز توسعه نیافته‌اند.
بزرگ‌ترین معضل امروز تجارت ما، سازمان‌های همجوار مثل سازمان استاندارد بهداشت و سازمان‌های صادرکننده مجوزها هستند که در پروسه تجارت نقض نظارتی دارند. عمدتاً هرگونه کندی خدمات در بسترها و مفاصل ارتباط با این سازمان‌ها اتفاق می‌افتد. هرچند ظاهراً عملیات این سازمان‌ها الکترونیکی است، اما تبادل اسناد و پردازش اسناد را به‌صورت کاغذی انجام می‌دهند و تنها نتیجه را به‌صورت الکترونیکی به گمرک تبادل می‌کنند.
ما در دنیا یک تشریفات گمرکی داریم و یک فرایند ترخیص. متاسفانه اکثر آمارهایی که فعالان اقتصادی می‌دهند در حوزه تجارت فرایند ترخیص است. گمرک مدعی است تشریفات گمرکی (چه واردات چه صادرات) در کمتر سه یا چهار روز انجام می‌شود. در فرایند ترخیص کالا، تشریفات گمرکی زمان زیادی نیاز ندارد، بلکه اخذ مجوزها و تیک‌های سازمان‌ها فرایند ترخیص را طولانی می‌کند که متاسفانه تأثیر زیادی روی رتبه تجارت فرامرزی و رتبه فضای کسب‌وکار دارد.
نهایتاً باید گفت به اعتقاد من، گمرک تا جایی که می‌توانسته در بحث فناوری اطلاعات اقدام کرده است. حالا نوبت سازمان‌های دیگری است که در پله‌های اول فناوری هستند، آن‌ها باید خودشان را به‌روز کرده و نقش مناسبی در پنجره واحد ایفا کنند.