اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران و زیرساختارهای آن در سال 1404 در راستای ایفای مأموریتهای خود به عنوان صدای رسای بخش خصوصی رویکردی مبتنی بر عملگرایی و نوآوری را پیش روی خود قرار داد تا بر اساس آن نقش خود در نظام حکمرانی کشور را به مثابه نهاد حل مسئله ایفا کند.
هر چند اتاق ایران، اتاقهای استانی، اتاقهای مشترک، تشکلهای اقتصادی و کمیسیونهای تخصصی اتاق ایران در روزهای پایانی سال به منظور حفظ پایداری جریان، تجارت، تولید و اشتغال، همسو با سیاستهای کلان کشور، اولویتهای شرایط اضطرار را پیگیری کردند، در طول سال 1404 موارد ریشهای برای تسهیل تولید، تجارت و محیط کسبوکار را در دستورکار قرار دادند.
از اینرو در پرونده «اتاق ایران؛ نهاد حل مسئله» به تشریح و تبیین فعالیتهای اتاق ایران و زیرساختارهای آن در راستای حل مسئله در سال 1404 میپردازیم.
گزارشی که اکنون پیشرو داریم مربوط به مدیریت اداری و منابع انسانی اتاق ایران است.
مدیریت اداری و منابع انسانی اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران در سال 1404 توانست با تکیهبر شناسایی دقیق چالشها، راهکارهایی بر اساس دانش روز تدوین و اجرایی کند. در این دوره کلیه بخشهای زیرمجموعه این واحد به صورت مجزا در مسیر پیشبرد اهداف اتاق ایران، رفاه حال کارکنان و افزایش سطح رضایتمندی آنها قدم برداشتند.
در ادامه، مجموعهای از اقدامات و دستاوردهای مدیریت اداری و منابع انسانی اتاق ایران در سالی که پشت سر گذاشتم، تشریح میشود.
واحد تأمین و تدارکات
پایین بودن سقف خرید در طبقهبندیهای مختلف نسبت به تورم به عنوان یک چالش مطرح بود که با طرح موضوع در کمیسیون معاملات و دریافت مصوبه به منظور افزایش سقف خریدها، برطرف شد.
پراکندگی موضوعات برای تهیه اقلام و اطاله امر نیز با تدوین و صدور دستورالعمل لازم برای تهیه اقلام، حل شد.
واحد رفاه و تعاون
افزایش تعرفه هزینههای درمانی و لزوم تعیین بیمهگر مناسب برای پاسخ به نیازهای متنوع بیمهشدگان، منجر به اعمال تعرفههای درمانی مناسب در قرارداد جدید شد.
برای مقابله با مشکلات جسمی و روحی در بین کارکنان نیز دسترسی آسان همکاران به متخصص عمومی و تراپیست، هفتهای یک روز فراهم شد.
دغدغه چکاپ سالانه کارکنان در قالب طب کار طی فواصل زمانی مشخص انجام میشود.
واحد مراسم و رویدادها
عدم وجود سامانه متمرکز برای رزرو جلسات که عدم امکان گزارشگیری و آمارگیری خطاهای ناشی از ثبت جلسات به صورت شفاهی و دستی را افزایش داده بود با پیگیری و راهاندازی سامانه راستا با همکاری فاوا اتاق ایران حل شد.
درباره فرسودگی و کیفیت پایین سیستمهای پخش تصویر و دوربینها در سالنهای جلسات که سطح رضایت ذینفعان و برگزارکنندگان جلسات را پایین آورده بود با بهروزرسانی و نوسازی سیستمهای پخش تصویر و دوربینها برای 10 سالن اصلی اتاق ایران، عمل شد.
کیفیت پایین ضبط جلسات در سالنهای جلسات و از رده خارج بودن زیرساخت ضبط روی دیویدی، عدم امکان آرشیو و انتشار و بهرهبرداری از محتوای جلسات برگزارشده را در پی داشت. این مسئله نیز با راهاندازی سرور مرکزی ضبط جلسات برای 10 سالن اصلی با ظرفیت 100 ترابایت با امکان ضبط تا کیفیت 4K بهبود پیدا کرد.
ظرفیت پایین و نقص در صندلیها و مبلمان سالنهای جلسات، امکان برگزاری جلسات را تحت تأثیر قرار داده بود که برای حل این چالش نیز ظرفیت سالنهای طبقه اول ساختمان جدید (شمالی و جنوبی) از 50 به 70 نفر با امکانات کامل صوتی تصویری، افزایش یافت.
تعویض یا تعمیر صندلیهای سالنهای طبقه 8 و طبقه 6 (سالن متوسط) 6(بزرگ) ساختمان قدیم نیز انجام شد.
فرسودگی و کیفیت پایین پرده نمایش و تلویزیونهای سالن همایش طبقه 10 نیز هم با تعویض پرده نمایش با آل ای دی وال در ابعاد 5*3 متر و همچنین تعویض تلویزیونها همگی با کیفیت 4K حل شد.
واحد اطلاعات و انتظامات
شیفت کاری (24-48) به عنوان یک مسئله در این واحد مطرح بود که خوابآلودگی و کم شدن هوشیاری را بین کارکنان به دنبال داشت. بدینترتیب ساعت شیفت از 24-48 به 24-12 تغییر کرد.
غیبت ساعتی و لحظهای از سر شیفت، امنیت محدوده استحفاظی را متزلزل کرده بود. برای رفع این چالش نیز سطح نظارتهای به کمک دوربینها افزایش یافت.
برای ایجاد هماهنگی و مقابله با سردرگمی اربابرجوع از تشخیص نیروهای نگهبانی به سمت ظاهر یک دست رفته و پوشش نیروهای این بخش یک رنگ و یک مدل شد.
به دنبال فرسودگی نیرو و استفاده بهتر از بعضی نیروها، جابهجایی نیروهای قدیمی با جدید و جایگزین با نیروهای شرکتی، انجام شد.
واحد برنامهریزی سرمایه انسانی
عدم بازنگری طرح طبقهبندی مشاغل از سال 1393 یکی از مهمترین معضلات این بخش بود که آسیبهایی را در پی داشت.
1- احساس عدم رضایت کارکنان در حوزه جبران خدمات و حقوق
2- ناهمگونی در پرداخت حقوق و مزایا
3- پایین بودن ضرایب ریالی محاسبه حقوق در برابر تورم
بنابراین بازنگری طرح طبقهبندی مشاغل با استفاده از یک مشاور با تجربه که منجر به اجرای عدالت در پرداختها و استفاده منصفانه از مزایای جبران خدمات، شود، اجرایی شد.
در این بین با عدم تعریف ساختار سازمانی در لایههای دوم و سوم نی مواجه بودیم. این موضوع نیز آسیبهایی را در پی داشت:
1- عدم شفافیت در شرح وظایف و مسئولیتها و مشخص نبودن متولی امورات مختلف در هر واحد
2- احتمال شانه خالی کردن کارکنان از انجام وظایف
3- موازی کاری بین واحدهای مختلف
برای حل این مسئله، طراحی ساختار سازمانی سطح دوم و سوم برای همه واحدهای اتاق با در نظر گرفتن فرآیندهای جاری و وظایف و اهداف آنها انجام شد.