در ابتدای بحث بررسی روند حقوقی ثبت شعبه و نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران، لازم است تفاوت شعبه و نمایندگی اجمالاً مورد بررسی قرار گیرد؛ «شعبه» به یکی از واحدهای شرکتی اطلاق می‌شود که در منطقه‌ای با فاصله دورتر از مرکز اصلی، به ارائه خدمات شرکت اصلی بپردازد. در این مورد، میزان استقلال و حدود اختیارات هر شعبه به وسیله شرکت اصلی یا مادر تعیین می‌شود و مسئولیت حقوقی شعبه نیز بر عهده شرکت مادر یعنی همان شرکت اصلی است. مطابق ماده 2 آیین نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی مصوب سال 78، شعبه شرکت خارجی، واحد محلی تابع شرکت اصلی است که مستقیماً موضوع و وظایف شرکت اصلی را در محل، انجام می‌دهد و فعالیت شعبه در محل، تحت نام و با مسئولیت شرکت اصلی خواهد بود.
«نماینده» شرکت خارجی اما شخص حقیقی یا حقوقی است که براساس قرارداد نمایندگی، انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت طرف نمایندگی را در محل بر عهده گرفته و نسبت به فعالیت‌هایی که تحت نمایندگی شرکت مادر در محل انجام می‌پذیرد، مسئولیت خواهد داشت. بر این اساس می‌توان گفت در بحث نمایندگی، شخص حقیقی یا حقوقی مقیم ایران، انجام بخشی از موضوع فعالیت و وظایف شرکت خارجی را در کشور خود برعهده می‌گیرد از این رو شخصیتی مستقل دارد و مسئولیت حقوقی نمایندگی نیز برعهده خود او است.
البته به موجب ماده واحده قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران (مصوب 21 آبان 1378 مجلس شورای اسلامی) شرکتهای خارجی که در کشور محل ثبت، شرکت قانونی شناخته می‌شوند، مشروط به عمل متقابل از سوی کشور متبوع، می‌توانند در زمینه‌هایی که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران تعیین می‌شود در چهارچوب قوانین و مقررات کشور به ثبت شعبه یا نمایندگی خود اقدام کنند. به عبارت ساده‌تر، ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی در ایران مشروط به این است که این شرکت در محل ثبت خود قانونی شناخته شود و دولت و قانون جمهوری اسلامی ایران نیز در ایران آن شرکت را قانونی بداند، در این صورت آن شرکت خارجی می‌تواند نسبت به ثبت شعبه یا نمایندگی خود در ایران اقدام کند.
این شرکتها مطابق آیین‌نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی (مصوب 13اردیبهشت 1378) برای فعالیت در ایران می‌توانند در زمینه‌هایی که مقررات این آیین نامه و سایر قوانین و مقررات تعیین کرده نسبت به ثبت شعبه یا نمایندگی خود اقدام کنند که به شرح زیر است:
- رائه خدمات بعد از فروش کالاها یا خدمات شرکت خارجی .
- انجام عملیات اجرایی قراردادهایی که بین اشخاص ایرانی و شرکت خارجی منعقد می‌شود.
- بررسی و زمینه سازی برای سرمایه گذاری شرکت خارجی در ایران .
- همکاری با شرکتهای فنی و مهندسی ایرانی برای انجام کار در کشورهای ثالث.
- افزایش صادرات غیرنفتی جمهوری ُاسلامی ایران.
- ارائه خدمات فنی و مهندسی و انتقال دانش فنی و فناوری.
- انجام فعالیت‌هایی که مجوز آن توسط آندسته از دستگاههای دولتی که به طور قانونی مجاز به صدور مجوز هستند، صادر می‌شود؛ از قبیل ارائه خدمات در زمینه‌های حمل و نقل، بیمه و بازرسی کالا، بانکی، بازاریابی و... .
لازم به ذکر است مطابق مفاد آیین نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی، شعب شرکتهای خارجی که در ایران ثبت شده و به فعالیت می‌پردازند، موظفند در هر سال گزارش سالانه شرکت اصلی مشتمل بر گزارشهای مالی حسابرسی شده توسط حسابرسان مستقل مقیم در کشور متبوع را به دستگاه ذی‌ربط ایرانی ارائه کنند. همچنین کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول این آیین‌نامه موظفند گزارش فعالیت شعبه یا نمایندگی در ایران را همراه با صورتهای مالی حسابرسی شده خود ظرف مدت 4 ماه پس از پایان سال مالی به دستگاههای ذی‌ربط ارسال کنند.
شرکتهای خارجی برای ثبت شعبه یا نمایندگی در ایران ملزم به ارائه مدارکی از قبیل اساسنامه، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده و اختیارنامه نماینده یا نمایندگان شرکت خارجی هستند که البته اصل این مدارک باید به تائید سفارت، نمایندگی یا کنسولگری ایران در آن کشور رسیده باشد. شرکت باید یک نسخه ترجمه رسمی مدارک فوق که به تائید اداره اسناد و امور مترجمان رسمی (فنی) قوه قضائیه رسیده باشد را ارائه کند. همچنین گزارش توجیهی مدیرشعبه در ایران که باید حاوی اطلاعات مربوط به فعالیتهای شرکت، تبیین دلایل و ضرورت تأسیس شعبه در ایران، تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه، برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز، نحوه تأمین منابع وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور شعبه نیز باید همزمان با درخواست اولیه از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها ارائه شود.
علاوه بر این نماینده تام الاختیار شرکت بر اساس تبصره و ماده 6 آئین نامه اجرائی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی مصوب 11 فروردین 1378، کتباً باید متعهد شود در صورتی‌که مجوز فعالیت شعبه یا نمایندگی شرکت از سوی مراجع ذی‌صلاح لغو شود در مهلتی که توسط اداره ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری اعلام می‌شود، نسبت به انحلال شعبه یا نمایندگی شرکت و انجام امور تصفیه آن اقدام کند و در صورتی‌که در مدت اعلامی نسبت به انحلال شعبه یا نمایندگی اقدام نکند اداره متبوعه مجاز باید که راسا نسبت به انحلال شعبه نمایندگی برابر قوانین و مقررات اقدامات لازم را اعمال کند.
شایان ذکر است که اداره امور شعبه یا نمایندگی ثبت شده، باید حتماً توسط یک یا چند شخص حقیقی مقیم ایران انجام شود و نام ارائه شده برای انجام مراحل ثبتی نیز باید کاملاً مطابق با نام واحد اصلی شرکت باشد و هیچگونه تغییر و ویرایشی در آن صورت نگیرد ضمن اینکه عبارت نمایندگی یا شعبه نیز حتماً باید ذکر شود.
اما در خصوص ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی در مناطق آزاد تجاری، بحث کمی متفاوت‌تر است.
مناطق آزاد تجاری، طبق تعریف سازمان توسعه صنعتی ملل متحد (UNIDO)به‌عنوان محرکه‌ای در جهت تشویق صادرات صنعتی تلقی می‌شود و در ایران برای ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی در این مناطق، مطابق ماده 8 ضوابط ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی و معنوی در مناطق آزاد، اطلاعات، مدارک و مشخصات زیر باید ارائه شود :
- نام کامل شرکت یا مؤسسه به زبان فارسی با علایم اختصاری و مشخصات آن.
- نوع شرکت یا مؤسسه و موضوع فعالیت آن.
- مرکز اصلی و اقامتگاه شرکت یا مؤسسه در خارج از ایران.
- تابعیت شرکت یا مؤسسه.
- آخرین بیلان مالی شرکت یا مؤسسه.
- مرجع ثبت، شماره محل (شهر و کشور) و تاریخ ثبت شرکت یا مؤسسه در خارج از ایران.
- سایر شعب و نمایندگی‌های شرکت یا مؤسسه در ایران و اسامی مدیران هر کدام (درصورت تأسیس).
- اقامتگاه شرکت یا مؤسسه جهت اشتغال در ایران و منطقه و تعیین افراد صلاحیت‌دار دریافت‌کننده ابلاغ‌ها و اخطاریه‌ها.
- قبولی مدیر یا مدیران شعب و نمایندگی‌ها ذیل مجوز تأسیس یا اختیارنامه
- نام و نام خانوادگی، اقامتگاه مدیران یا اداره‌کنندگان شرکت یا مؤسسه و سایر مدارک درخواستی
ضمناً باید به این نکته توجه داشت که لازم است نام و نام خانوادگی، اقامتگاه و تابعیت وکیل، همچنین در صورتی که اظهارنامه و تقاضای ثبت به وسیله وکیل‌داده شده باشد، نسخه اصلی یا رونوشت مصدق وکالتنامه نیز باید تسلیم شود.
کلیه مدارک فوق باید به زبان فارسی ترجمه رسمی شود و حکم نمایندگی فرد موردنظر برای تسلیم تقاضای ثبت شعبه نیز باید به تصدیق نمایندگی ایران در کشور متبوع شرکت مادر رسیده باشد.